Egal, ob Ihr Unternehmen noch in der Startphase ist oder Sie bereits gegründet haben: Am Thema Buchführung kommen Sie nicht vorbei. Eine gut organisierte Buchhaltung sorgt dafür, dass Sie den Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens behalten. Und nur dann können Sie erfolgreich sein.

Wirtschaft - leicht gemacht! Constanze Hacke

Constanze Hacke ist Wirtschaftsjournalistin und Inhaberin der Firma Wirtschaft – leicht gemacht! www.c-hacke.de . Sie gibt Tipps, was Sie bei der Buchhaltung beachten sollten.

Rechtsratgeber: Frau Hacke, Ihr Unternehmen heißt „Wirtschaft – leicht gemacht!“. Kann etwas so Komplexes wie die Buchführung „leicht“ sein oder sollten Unternehmer das von vornherein auslagern?

Constanze Hacke: Tatsache ist, dass viele von Themen, die sich um Zahlen drehen, erst einmal abgeschreckt sind und alles an den Steuerberater weitergeben. Es ist jedoch – auch und gerade für Neu-Unternehmer – wichtig, über seine Zahlen Klarheit zu haben. Denn nur wer einen Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben hat, weiß, ob er wirtschaftlich arbeitet oder ob er nachjustieren muss.

Rechtsratgeber: Die Buchführung ermöglicht diesen Überblick über die eigene finanzielle Situation?

Zahlen kennen – wirtschaftliche Preise kalkulieren

Constanze Hacke: Ja. Vor allem dann, wenn man sich selbst darum kümmert – oder eben einen guten Steuerberater hat, der einem verständlich die Zahlen erläutert. Ich plädiere jedoch immer dafür, einen Teil der Buchhaltung selbst zu übernehmen. Denn wenn man regelmäßig seine Einnahmen und Ausgaben auflisten muss, sieht man, ob beispielsweise bestimmte Kosten aus dem Ruder laufen. Oder ob die Akquise sich in Euro und Cent auszahlt. Gerade bei Freiberuflern erlebt man immer wieder, dass diese ihre Honorare an dem ausrichten, was der Kunde bereit ist zu zahlen – oder aber daran, was der Mitwettbewerber verlangt. Umgekehrt muss ein Schuh daraus werden: Zunächst muss man seine Kosten kennen – nicht nur die betrieblichen, sondern auch die privaten; schließlich will man ja vom eigenen Unternehmen auch leben können. Und auf dieser Basis kann man dann seine Preise kalkulieren.

Rechtsratgeber: Kaufleute müssen ab einem bestimmten Umsatz bzw. Gewinn bilanzieren, also die so genannte doppelte Buchführung machen. Dazu gehören umfangreiche Aufzeichnungspflichten. Gilt ähnliches auch schon für Existenzgründer?

Constanze Hacke: Nein, für Freiberufler und kleinere Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, reicht die so genannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus. Einnahmen addieren, betriebliche Ausgaben davon abziehen – so wird der Gewinn ermittelt. Allerdings gibt es für die Steuererklärung inzwischen ein eigenes Formular, das man ab einer bestimmten Umsatzgröße auch nutzen muss. Freiberufler können übrigens unabhängig von ihrem Gewinn und Umsatz immer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen, sie müssen nicht bilanzieren. Aber auch für sie gelten natürlich die Grundsätze einer ordentlichen Buchführung, etwa vollständige, richtige, zeitgerechte Erfassungen sowie die Klarheit und Übersichtlichkeit der Darstellung.

Rechtsratgeber: Was ist dann mit dem berühmten Schuhkarton für die Belege?

Constanze Hacke: Selbst wenn man die Buchhaltung vom Steuerberater erledigen lässt, wird dieser sich freuen, wenn man ihm nicht den Schuhkarton überreicht, sondern bereits vorsortierte Belege. Diese kann man nach bestimmten Kostenarten ordnen, zum Beispiel Bürobedarf, Porto, Telefon, Reisekosten usw. Außerdem noch ein Ordner für Ausgangsrechnungen und Kontoauszüge – dann ist man schon ganz gut strukturiert.

Rechtsratgeber: Sollten Existenzgründer ein Buchhaltungsprogramm benützen oder reicht eine Exceltabelle für die Einnahmen und Ausgaben?

Constanze Hacke: Wenn man die Sache selbst in die Hand nehmen will, sollte man es richtig machen und eine Software nutzen. Inzwischen gibt es eine Vielzahl an Programmen, die auch Zusatzfunktionen bieten, um die Zahlen betriebswirtschaftlich auszuwerten. Damit der Steuerberater aber die Buchhaltung nicht noch einmal in seinen Computer eingeben muss, empfiehlt es sich, die Wahl der Software mit dem Berater abzustimmen. Auf diese Weise können die Daten direkt vom Computer des Unternehmers zum Steuerberater übertragen werden. Kostengünstig kann es auch sein, wenn der Steuerberater Unterlizenzen für das Programm, das er selbst nutzt, vergibt. Ganz wichtig ist es jedoch, sich mit der Buchhaltung und dem damit verbundenen „Buchen“ – also dem Zuordnen der Einnahmen und Ausgaben zu bestimmten Kostenstellen – zu befassen. Aber auch das ist zu schaffen, dazu gibt es auch Workshops, wo man sich in praktischen Übungen mit dem Thema auseinandersetzt.

Rechtsratgeber: Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres muss eine Steuererklärung mit der Einnahmenüberschussrechnung abgegeben werden. Wie können sich kleine Unternehmer optimal darauf vorbereiten?

Constanze Hacke: Wenn man bereits eine Software nutzt, so werden die eingegebenen Zahlen direkt für alle Steuererklärungen umgewandelt: Die Programme generieren automatisch Umsatzsteuer-Voranmeldungen; auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung des Programms holt sich die Zahlen, die man eingegeben hat, automatisch an die richtige Stelle. Wer mit einer Excel-Tabelle arbeitet, sollte darauf achten, dass die jeweiligen Posten auf das Formular des Finanzamts zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung abgestimmt sind. So muss man dort am Ende nur die jeweilige Jahressumme eintragen.

Rechtsratgeber: Welche Belege muss ich aufbewahren?

Constanze Hacke: Zu Ihren Pflichten als Unternehmer gehört, dass Sie nicht nur Rechnungen, sondern sämtliche Vorgänge, die mit Ihrem Betrieb in Zusammenhang stehen, aufbewahren müssen. Dafür gibt es vorgeschriebene Fristen. So müssen etwa Kontoauszüge, Belege, Rechnungen, Buchführungsprogramme, Steuererklärungen oder auch Fahrtenbücher zehn Jahre aufbewahrt werden. Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr oder Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung müssen sechs Jahre archiviert werden.

Rechtsratgeber: Verraten Sie uns, welches Programm Sie in Ihrer Buchhaltung benutzen?

Constanze Hacke: Ich selbst nutze inzwischen per Unterlizenz meiner Steuerberaterin ein Programm des Anbieters AGENDA Software. Dazu noch ein genereller Tipp: Alle Programme bieten für neue Kunden die Möglichkeit einer Testversion. Die sollte man in jedem Fall nutzen – einfach um zu schauen, ob man mit der jeweiligen Menüführung klarkommt und ob sich alles auf Anhieb erschließt.

Buchführung ­leicht gemacht

Tipp: Buchen Sie den Workshop mit Constanze Hacke „Buchhaltung im Griff“ – nächster Termin 22. April 2010

Weitere Workshops bei Constanze Hacke: “Preise kalkulieren und verhandeln”